Protección de Datos Personales

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Marco normativo

Mapanet BPO S.A.S adopta esta política de tratamiento de datos personales en cumplimiento de los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013. Se fundamenta en:

• Constitución Política, artículo 15 (intimidad, buen nombre y habeas data) y artículo 20 (derecho a informar y recibir información veraz e imparcial).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales, cuyo proyecto revisó la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25), y el Capítulo 26 del mismo decreto sobre el Registro Nacional de Bases de Datos, modificado por el Decreto 090 de 2018.
• Ley Estatutaria 1266 de 2008, sobre habeas data financiero, crediticio, comercial y de servicios, aplicable a las campañas de cobranza.
• Ley 2300 de 2023, que regula el contacto con consumidores para ofrecer productos y servicios o realizar gestiones de cobranza.
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y Ley 527 de 1999 (mensajes de datos y comercio electrónico).
• Las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos que actúa a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales (artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012).

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Responsable del tratamiento

Responsable del Tratamiento de las bases de datos a las que se refiere esta política (artículo 13, literal a, del Decreto 1377 de 2013):

• Razón social: Mapanet BPO S.A.S.
• NIT: 902.063.022.
• Domicilio: Barranquilla, Atlántico, Colombia.
• Dirección: Edificio Ocean Tower Business Center, Cra. 53 #82-86, Nte. Centro Histórico, Barranquilla, Atlántico, Colombia.
• Correo electrónico: [email protected].
• Teléfono: +57 324 613 7999.

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Definiciones

Usamos las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Transmisión: la comunicación de datos dentro o fuera de Colombia a un Encargado, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Transferencia: el envío de datos a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Aviso de privacidad: la comunicación verbal o escrita con la que se informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.

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Principios

Aplicamos de manera armónica e integral los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
• Finalidad: obedece a una finalidad legítima que se informa al titular.
• Libertad: solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre la existencia de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles para las personas autorizadas y no se publican en internet de forma masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Seguridad: los datos se protegen con medidas técnicas, humanas y administrativas.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminada su relación con él.

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Nuestros dos roles: Responsable y Encargado

Por la naturaleza de nuestra actividad de BPO y contact center, tratamos datos personales en dos calidades jurídicas distintas, con deberes diferentes.

Como Responsable del Tratamiento, frente a los datos que recolectamos por cuenta propia, en particular a través de este sitio web (solicitudes comerciales y postulaciones laborales). Decidimos sobre sus finalidades y medios y asumimos los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar el ejercicio del habeas data, solicitar y conservar la prueba de la autorización, informar la finalidad, conservar la información con seguridad, mantenerla veraz y actualizada, exigir a nuestros Encargados condiciones de seguridad y privacidad, tramitar consultas y reclamos, e informar a la SIC los incidentes de seguridad.

Como Encargado del Tratamiento, frente a los datos de los clientes, usuarios o deudores de las empresas que contratan nuestros servicios de atención al cliente, televentas, cobranza, back office, soporte omnicanal, outsourcing comercial y BPO de talento humano. Esas bases pertenecen a nuestro cliente, que es el Responsable y quien debe contar con la autorización de los titulares. Las tratamos solo por su cuenta y asumimos los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

En este segundo rol nos vincula con cada cliente un contrato de transmisión de datos personales (artículo 25 del Decreto 1377 de 2013), conforme al cual:

• Tratamos los datos únicamente para ejecutar la campaña y según las instrucciones del cliente, nunca para fines propios.
• No comunicamos los datos a terceros, salvo instrucción o autorización del cliente.
• Conservamos los datos con medidas de seguridad y confidencialidad, y limitamos su acceso al personal asignado a la campaña.
• Tramitamos las consultas y reclamos que nos lleguen o, si corresponde decidirlos al cliente, se los trasladamos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y te informamos del traslado (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
• Actualizamos, rectificamos o suprimimos los datos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que el cliente nos comunique la novedad (artículo 18 de la Ley 1581 de 2012).
• Al terminar la campaña, devolvemos o suprimimos los datos según lo pactado, salvo que la ley nos obligue a conservarlos.

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Tratamiento y finalidades

Como Responsable, recolectamos, almacenamos, consultamos, usamos, actualizamos, circulamos de forma restringida y suprimimos datos personales de las siguientes bases, con las finalidades específicas que se indican. Cualquier finalidad distinta requiere una nueva autorización:

• Prospectos y clientes: datos de contacto y de la empresa que nos entregas en el formulario comercial o durante la relación comercial, para atender tu solicitud, agendar reuniones, preparar propuestas, gestionar contratos y facturación y, solo si lo autorizas, enviarte comunicaciones comerciales conforme a la Ley 2300 de 2023.
• Candidatos: datos de identificación, contacto, formación y experiencia, y la hoja de vida que nos entregas al postularte, para adelantar procesos de selección, verificar la información suministrada, contactarte para entrevistas y pruebas y considerarte para vacantes futuras, salvo que nos pidas lo contrario. Este tratamiento se sujeta al Código Sustantivo del Trabajo y a la prohibición de discriminación del artículo 13 de la Constitución Política y de la Ley 1482 de 2011.
• Datos de navegación y seguridad: dirección IP y datos técnicos, para operar el sitio, prevenir fraude y abuso y conservar la prueba de las autorizaciones.

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Datos financieros y de cobranza (Ley 1266 de 2008)

Cuando un cliente nos encarga campañas de cobranza, tratamos información sobre las obligaciones dinerarias de sus deudores. Esa información está sujeta, además, a la Ley Estatutaria 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021, que regula el habeas data financiero, crediticio, comercial y de servicios.

En esas campañas actuamos como Encargado por cuenta del cliente, que es la fuente de información en los términos de esa ley. Los reportes a los operadores de información, el aviso previo al titular y su actualización corresponden a la fuente. Usamos la información de la obligación únicamente para la gestión de cobro encargada, con la reserva que exige la ley y conforme a las reglas de contacto de la Ley 2300 de 2023.

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Reglas de contacto con consumidores (Ley 2300 de 2023)

La Ley 2300 de 2023 protege la intimidad de los consumidores frente a los contactos para ofrecer productos o servicios y para realizar gestiones de cobranza. Como contact center, la cumplimos tanto en nuestras propias comunicaciones comerciales como en las campañas que ejecutamos por cuenta de nuestros clientes:

• Solo contactamos al consumidor por los canales que ha autorizado de forma previa y expresa, y respetamos el canal que elija.
• Contactamos únicamente de lunes a viernes, entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m., y los sábados, entre las 8:00 a.m. y las 3:00 p.m.
• No contactamos a los consumidores los domingos ni los días festivos.
• En las gestiones de cobranza respetamos la frecuencia máxima de contactos que fija la ley y nos abstenemos de contactos reiterados que afecten la intimidad del consumidor.
• Si el consumidor pide no volver a ser contactado, o ser contactado por otro canal, atendemos su solicitud y, en las campañas, la trasladamos al cliente Responsable.
• Al iniciar cada contacto nos identificamos e indicamos la empresa por cuya cuenta llamamos y la finalidad de la comunicación.
• Si recibes un contacto nuestro que no cumple estas reglas, puedes reportarlo a [email protected]. También puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio o, si el contacto proviene de una entidad vigilada, a la Superintendencia Financiera de Colombia.

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Autorización y aviso de privacidad

Solicitamos tu autorización a más tardar al momento de recolectar tus datos, de forma previa, expresa e informada (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 5 del Decreto 1377 de 2013). Puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, como marcar la casilla de aceptación de un formulario; el silencio nunca equivale a autorización (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).

Al recolectar tus datos te informamos lo que exige el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 y ponemos a tu disposición un aviso de privacidad con la identidad del Responsable, el tratamiento y sus finalidades, tus derechos y la forma de consultar esta política (artículos 14 y 15 del Decreto 1377 de 2013). En este sitio, ese aviso acompaña a cada formulario.

Conservamos la prueba de tu autorización (artículo 8 del Decreto 1377 de 2013). Las autorizaciones otorgadas por medios electrónicos son mensajes de datos con validez jurídica y fuerza probatoria (artículos 5 y 10 de la Ley 527 de 1999).

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

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Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Los datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012) solo se tratan en los casos del artículo 6 de esa ley, principalmente con la autorización explícita del titular. Cuando los solicitemos, te informaremos cuáles tienen ese carácter y que no estás obligado a entregarlos, y ninguna actividad quedará condicionada a que los suministres (artículo 6 del Decreto 1377 de 2013).

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está proscrito, salvo los de naturaleza pública, y en todo caso debe responder a su interés superior y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012). La Corte Constitucional precisó en la Sentencia C-748 de 2011 que ese tratamiento es posible cuando cumple esos fines. En tal caso exigimos la autorización del representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado (artículo 12 del Decreto 1377 de 2013). Nuestro sitio no está dirigido a menores de edad.

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Derechos de los titulares

En desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política, el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 te reconoce los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante nosotros.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos (artículo 8, literal e, de la Ley 1581 de 2012, en los términos de la Sentencia C-748 de 2011, y artículo 9 del Decreto 1377 de 2013).
• Acceder gratuitamente a tus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta política (artículo 21 del Decreto 1377 de 2013).

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Área responsable de la atención

El Área de Protección de Datos Personales de Mapanet BPO S.A.S es el área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares y de velar por el cumplimiento de esta política (artículo 13, literal d, del Decreto 1377 de 2013). Puedes contactarla por estos canales:

• Correo electrónico: [email protected], con el asunto «Protección de datos personales».
• Comunicación escrita radicada en Edificio Ocean Tower Business Center, Cra. 53 #82-86, Nte. Centro Histórico, Barranquilla, Atlántico, Colombia.
• Teléfono: +57 324 613 7999, para orientación sobre el trámite. Las consultas y reclamos deben presentarse por los canales anteriores, que dejan prueba de su recibo (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

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Procedimiento para consultas y reclamos

Pueden ejercer los derechos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación; y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro (artículo 20 del Decreto 1377 de 2013). Los derechos de niños, niñas y adolescentes se ejercen por quienes estén facultados para representarlos.

Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012): si quieres conocer la información que reposa sobre ti, responderemos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no podemos hacerlo en ese término, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012): si consideras que tu información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o adviertes un incumplimiento de la ley, presenta un reclamo con tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección y los documentos que quieras hacer valer. Si está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo que subsanes las fallas; si transcurren dos (2) meses sin que lo hagas, entenderemos que desististe. Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y te informaremos.

Recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles y la mantendremos hasta que se decida. Lo atenderemos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo; si no es posible, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Solo puedes elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite ante nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012). La SIC, a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejerce las funciones de vigilancia del artículo 21 de esa ley.

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Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de nuestros proveedores tecnológicos pueden alojar datos en servidores ubicados fuera de Colombia. Esa transmisión a un Encargado no requiere informar al titular ni obtener su autorización cuando existe un contrato de transmisión en los términos de los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013. Como Encargado, solo transmitimos fuera del país datos de una campaña cuando el cliente Responsable lo autoriza.

Las transferencias, en cambio, están prohibidas hacia países que no proporcionen niveles adecuados de protección, según los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012). La prohibición no aplica cuando:

• El titular otorga su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Se trata de intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
• Son transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación aplicable.
• Son transferencias acordadas en tratados internacionales en los que Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Son necesarias para ejecutar un contrato entre el titular y el Responsable, o para ejecutar medidas precontractuales, siempre que se cuente con la autorización del titular.
• Son legalmente exigidas para salvaguardar el interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

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Conservación y supresión

Conservamos los datos solo durante el tiempo razonable y necesario para la finalidad que justificó su tratamiento, atendiendo las normas aplicables y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información (artículo 11 del Decreto 1377 de 2013). Cumplida la finalidad, los suprimimos o anonimizamos:

• Prospectos y clientes: mientras se atiende la solicitud y se evalúa la relación comercial; si se celebra un contrato, por el término que exijan las normas comerciales y tributarias.
• Candidatos: durante el proceso de selección y, luego, mientras sea razonable considerarte para vacantes futuras, salvo que pidas la supresión antes. Si eres contratado, tus datos pasan a tu historia laboral y se rigen por las normas laborales.
• Datos de campañas, como Encargado: durante la vigencia del contrato con el cliente; al terminar, se devuelven o suprimen según lo pactado.
• Datos técnicos y de seguridad: por periodos cortos, solo mientras sean útiles para la seguridad del sitio y la investigación de incidentes.
• La supresión procede a tu solicitud en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

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Seguridad, incidentes y registro de bases de datos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y documentamos esas medidas para poder demostrar su cumplimiento ante la SIC (principio de responsabilidad demostrada, artículo 26 del Decreto 1377 de 2013).

Si se presenta una violación a los códigos de seguridad o un riesgo en la administración de la información, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exigen los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y, cuando actuemos como Encargado, lo comunicaremos también al cliente Responsable.

Inscribiremos nuestras bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que administra la SIC cuando esa obligación nos resulte exigible, en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y del Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018, que la circunscribe a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y a las personas jurídicas de naturaleza pública.

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Vigencia

Esta política rige desde septiembre de 2026, fecha de su publicación en este sitio (artículo 13, literal f, del Decreto 1377 de 2013). Las bases de datos a las que se aplica estarán vigentes mientras Mapanet BPO S.A.S desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades para las que fueron creadas.

Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares por este sitio antes de implementarlo y, si cambia la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización (artículos 5 y 13 del Decreto 1377 de 2013). Esta política se publica en español y en inglés; en caso de discrepancia prevalece la versión en español.